Archiwizowanie firmowych danych
Tradycyjne zbieranie danych zostało niemal całkowicie zastąpione przez gromadzenie informacji w formie cyfrowej. Dane potrzebne do funkcjonowania firmy wprowadza się do komputera, dzięki czemu korzystanie z nich jest bardzo wygodne i szybkie. Przechowywanie danych w taki sposób wiąże się jednak z pewnym ryzykiem, dlatego każda firma powinna wiedzieć, jak zabezpieczyć się przed ewentualnymi wypadkami.
Komputery to zaawansowany technologicznie sprzęt elektroniczny. Potrafi stworzyć potężną bazę informacji, które przeszukuje w błyskawicznym tempie. Trzeba jednak pamiętać, że wszystkie urządzenia kiedyś się psują. Utrata danych jest dla firmy prawdziwą katastrofą, bardzo ciężko jest odbudować wiele lat tworzenia niezbędnych zbiorów, często jest to wręcz niemożliwe. Dodatkowo, w trakcie odzyskiwania utraconych plików przedsiębiorstwo jest sparaliżowane lub może działać w okrojonym zakresie. Dlatego też, bezpieczeństwo informacji powinno mieć dla każdej firmy kluczowe znaczenie.
Zabezpieczanie danych najlepiej oddać w ręce profesjonalistów, którzy doskonale wiedzą z jakimi nieszczęściami możemy się zetknąć w trakcie działalności. Praca rozpoczyna się od przeglądu i spisu wszystkich informacji, które mają najwyższe znaczenie i absolutnie nie można pozwolić na ich zniknięcie. To zadanie dla pracowników, którzy muszą wskazać najważniejsze dane ze swojego działu. Bezpieczeństwo informacji zapewnia ich skuteczna archiwizacja. Jest to proces dość skomplikowany i czasochłonny, jednak odzyskiwanie danych jest dużo cięższe. Trudniejsze do zarchiwizowania są te pliki, które spoczywają na serwerach zewnętrznych. W takim wypadku jedynym sposobem jest stworzenie archiwum z wykorzystywanego programu, a następnie skopiowanie pliku z materiałem na nośnik zewnętrzny. Niektóre programy, z których korzystają pracownicy są ze sobą powiązane. Dotyczy to np. arkuszy kalkulacyjnych, których poprawne wyświetlanie zależy też od innego softu. Archiwizację należy prowadzić systematycznie, w zależności od szybkości gromadzenia ważnych danych. Najlepiej, jeśli pilnuje tego wyznaczony pracownik, który też odpowiada za ewentualne kontakty z firmą outsourcingową.
Zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji może również płynąć ze złośliwego oprogramowania lub celowych działań osób trzecich. Dotyczy to komputerów, które mają stały dostęp do internetu (czyli w zasadzie wszystkich).Tutaj kluczowe znaczenie ma zadbanie o właściwy soft, który będzie skutecznie odpierał ataki wirusów oraz programów szpiegujących.