Prawidłowe rozliczanie podróży służbowych wpływa na koszty działalności i pozwala uniknąć błędów w dokumentacji księgowej. Firmy mogą zaliczyć wydatki z tym związane do kosztów uzyskania przychodu, ale muszą przestrzegać określonych przepisów. Wymagane są odpowiednie dokumenty, a także zgodność z zasadami ustalonymi przez pracodawcę i ustawodawcę.

Czym jest podróż służbowa według przepisów

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy, podróżą służbową jest wyjazd pracownika poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce wykonywania pracy, wykonywany na polecenie pracodawcy w celu służbowym.

W przypadku właścicieli firm, którzy nie są zatrudnieni na umowę o pracę, nie obowiązuje definicja z Kodeksu pracy. Samozatrudnieni mogą rozliczać wyjazdy jako koszt firmowy, o ile wydatek spełnia warunki określone w ustawie o PIT (czyli jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła).

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów

Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć m.in.:

• bilety na przejazdy pociągiem, autobusem lub samolotem
• koszty paliwa i opłaty drogowe
• noclegi w hotelu lub wynajem mieszkania
• diety
• opłaty parkingowe i za autostrady
• ubezpieczenia związane z podróżą
• opłaty za wynajem samochodu

Przykład: jeśli pracownik firmy IT z Warszawy wyjeżdża do klienta w Gdańsku i korzysta z pociągu, hotelu i taksówek, wszystkie te wydatki można rozliczyć jako koszt firmowy.

Dokumenty potrzebne do rozliczenia

Aby zaliczyć wydatek do kosztów, należy posiadać odpowiedni dokument:

• faktura lub paragon imienny (np. za paliwo, hotel, bilety)
• rachunek za przejazd autostradą lub parking
• potwierdzenie rezerwacji (jeśli brak faktury)
• ewidencja przebiegu pojazdu (w przypadku samochodu prywatnego)

W przypadku diet wystarczy polecenie wyjazdu służbowego, określające czas i miejsce podróży.

Wysokość diety i ryczałtów w 2025 roku

Od 1 stycznia 2023 roku dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży. Przysługuje za każdą rozpoczętą dobę powyżej 8 godzin, przy czym:

• od 8 do 12 godzin – 50% diety (22,50 zł)
• powyżej 12 godzin – pełna dieta (45 zł)

Ryczałt za nocleg wynosi 150% diety, czyli 67,50 zł, jeśli nie przedstawiono faktury, a nocleg faktycznie miał miejsce.

Jak rozliczać podróż zagraniczną

W przypadku wyjazdów poza granice Polski obowiązują inne stawki diet i limitów. Przykładowo:

• Niemcy – dieta 49 euro, nocleg 150 euro
• Czechy – dieta 41 euro, nocleg 120 euro
• Wielka Brytania – dieta 50 GBP, nocleg 160 GBP

Kurs waluty należy przyjąć z dnia poprzedzającego dzień poniesienia wydatku.

Podróż samochodem prywatnym a firmowym

Jeśli podróż odbywa się pojazdem firmowym, można rozliczać koszty paliwa i eksploatacji na podstawie faktur. W przypadku użycia samochodu prywatnego trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

W 2025 roku stawki kilometrówki wynoszą:

• 0,89 zł/km dla samochodów o pojemności silnika do 900 cm³
• 1,15 zł/km dla samochodów o pojemności powyżej 900 cm³

Częste błędy przy rozliczaniu

Najczęstsze pomyłki to:

• brak dokumentów potwierdzających wydatek
• błędne obliczenie diety (np. zaokrąglanie do pełnych dni)
• rozliczanie wydatków niezwiązanych z działalnością
• rozliczanie alkoholu lub innych kosztów nieuzasadnionych

W przypadku kontroli urzędu skarbowego takie wydatki mogą zostać zakwestionowane, a firma będzie musiała dopłacić podatek dochodowy i VAT.

Kiedy podróż nie jest kosztem

Wyjazd, który nie ma związku z działalnością gospodarczą, nie może być zaliczony do kosztów. Przykładowo:

• udział w prywatnym szkoleniu niezwiązanym z zakresem usług
• wyjazd rekreacyjny, nawet jeśli częściowo połączony z pracą
• wakacje połączone z okazjonalną pracą zdalną

W takich przypadkach organy podatkowe mogą uznać, że wydatek miał charakter prywatny.

Warto zadbać o wewnętrzny regulamin

Firmy zatrudniające pracowników powinny przygotować regulamin podróży służbowych. Powinien on zawierać:

• zasady delegowania i zatwierdzania wyjazdów
• limity kosztów i standardy (np. klasy hoteli, środki transportu)
• procedury rozliczania wydatków i wymagane dokumenty

Taki dokument ułatwia rozliczanie i ogranicza ryzyko sporów między pracownikiem a pracodawcą.